Datenschutzerklärung von DutyTask

DutyTask ist ein Dienst, der angeboten wird von:

GR SOLUZIONI DI GIUSEPPE RICCIO Einzelunternehmen USt-IdNr.: IT11121011214 REA: NA-1156478 E-Mail: hello@dutytask.com

Im Folgenden bedeuten „DutyTask“, „wir“ oder der „Verantwortliche“ GR SOLUZIONI DI GIUSEPPE RICCIO.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die über die Website und die Anwendung DutyTask erfolgt.

Sie gilt für Besucher der Website, Inhaber und Administratoren registrierter Unternehmen, Beschäftigte und andere zur Nutzung des Dienstes berechtigte Nutzer sowie Personen, die DutyTask wegen Support, kaufmännischer Auskünfte oder anderer Anfragen kontaktieren.

DutyTask ist in erster Linie für die berufliche und unternehmerische Nutzung bestimmt.

Für Daten im Zusammenhang mit der Kontoregistrierung, der Geschäftsbeziehung, der Abrechnung, der Sicherheit des Dienstes, dem Support und der Verwaltung der Plattform handelt GR SOLUZIONI DI GIUSEPPE RICCIO grundsätzlich als Verantwortlicher.

Wenn ein Unternehmen DutyTask nutzt, um Daten zu seinen Beschäftigten, Auftragnehmern, operativen Aufgaben, Anhängen und der zugehörigen Historie zu verwalten, bestimmt das Kundenunternehmen grundsätzlich die Zwecke der Verarbeitung und handelt als Verantwortlicher, während DutyTask diese Informationen in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeitet.

Die Verarbeitung durch DutyTask im Auftrag von Kundenunternehmen muss durch eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geregelt sein.

Das Kundenunternehmen bleibt für die Rechtmäßigkeit der in DutyTask eingegebenen Daten und für die Information der eigenen Beschäftigten und Auftragnehmer verantwortlich.

DutyTask kann die folgenden Datenkategorien verarbeiten.

Konto und Identifikatoren: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle, Organisation und technische Authentifizierungsdaten.

Unternehmensdaten: Name der Organisation, Branche, Land, Einstellungen, abonniertes Paket, operative Bereiche und eingeladene Nutzer.

Operative Daten: Titel und Inhalte von Aufgaben, Fälligkeiten, Zuweisungen, Wiederholungen, Prioritäten, Status, gemeldete Probleme und Lösungen, Notizen, Einbindungen, Datum und Uhrzeit von Vorgängen.

Anhänge: Dateien, Bilder oder Fotografien, die Nutzer im Zusammenhang mit Aufgaben hochladen.

Operative Historie: Informationen darüber, wer eine Handlung vorgenommen hat und wann.

Technische Daten: IP-Adresse, Sitzungsdaten, Browser- oder Geräteinformationen, technische Protokolle und Informationen, die für Sicherheit und Betrieb des Dienstes erforderlich sind.

Benachrichtigungsdaten: technische Identifikatoren, die zum Versand von Push-Benachrichtigungen erforderlich sind, wenn der Nutzer diese Funktion aktiviert.

Geschäfts- und Zahlungsdaten: abonniertes Paket, Abonnementstatus, Stripe-Identifikatoren, Abrechnungsdaten und etwaige erforderliche Steuerinformationen.

Kommunikation: Daten in Support- oder sonstigen Kontaktanfragen.

DutyTask ist so gestaltet, dass eine Historie der innerhalb der Organisation geleisteten Arbeit geführt wird.

Gewöhnliche Nutzer können Historieneinträge über die normalen Funktionen des Produkts nicht willkürlich umschreiben oder löschen. So kann der Kunde nachvollziehen, was geschehen ist.

Das Führen einer Historie bedeutet nicht, dass Daten unbegrenzt gespeichert werden. Die Speicherung richtet sich nach dem eigenen Abschnitt dieser Information.

Manager können das Diktat nutzen, um Aufgaben per Sprache zu erstellen.

Wird diese Funktion verwendet, wird das Audio an den von DutyTask eingesetzten KI-Dienst übermittelt, um die Anfrage zu transkribieren und zu interpretieren.

Die KI kann beispielsweise Titel, Zuweisung, Fälligkeit, Wiederholung oder eine Anforderung eines Anhangs vorschlagen.

DutyTask bewahrt die Audioaufnahme nach der Verarbeitung nicht auf.

Der KI-Vorschlag wird dem Manager angezeigt, der ihn prüfen kann, bevor die Aufgabe erstellt wird.

DutyTask kann KI-Systeme einsetzen, um eine operative Zusammenfassung für Manager zu erzeugen.

Zur Erstellung des Daily AI Brief werden Informationen zu Aufgaben und deren Status in dem für die Zusammenfassung erforderlichen Umfang an den KI-Anbieter übermittelt.

Der derzeit für diese Funktionen genutzte Dienst ist OpenAI.

OpenAI stellt ein Data Processing Addendum für Unternehmens- und Entwicklerdienste bereit und gibt an, als Auftragsverarbeiter der im Auftrag des Kunden verarbeiteten Customer Data zu handeln; Unternehmens-/API-Daten werden standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet.

Wenn das Studio eine Datei aus dem Kundenmodul archiviert, kann DutyTask OpenAI das Dokument übermitteln (PDF- oder Bilddatei und, soweit verfügbar, einen Textauszug), um Titel, Zusammenfassung und Suchbegriffe zu erzeugen. Nur im Chat belassene Dateien werden nicht übermittelt. DutyTask setzt keinen Konversationsassistenten auf Nachrichten im Kunden-Chat ein.

DutyTask setzt KI-Funktionen nicht ein, um ausschließlich automatisierte Entscheidungen zu treffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen für Nutzer entfalten.

Die Daten werden verarbeitet, um:

• Konten und Organisationen anzulegen und zu verwalten;
• Nutzer zu authentifizieren;
• die operativen Funktionen von DutyTask bereitzustellen;
• Aufgaben, Wiederholungen, Anhänge, Benachrichtigungen, Berichte und die Historie zu verwalten;
• angeforderte Diktat- und KI-Funktionen bereitzustellen;
• die kostenlose Testphase, Abonnements und Zahlungen zu verwalten;
• Support zu leisten;
• Konten, Daten und die Infrastruktur zu schützen;
• Missbrauch, Betrug und unbefugten Zugriff zu verhindern;
• verwaltungs-, steuer-, buchführungs- und rechtliche Pflichten zu erfüllen;
• Rechte geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Je nach Fall beruht die Verarbeitung auf der Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, auf rechtlichen Pflichten oder auf dem berechtigten Interesse an der Sicherheit und dem ordnungsgemäßen Betrieb des Dienstes.

Die zur Erstellung des Kontos und zur Bereitstellung von DutyTask erforderlichen Daten sind für die Nutzung des Dienstes notwendig.

Werden sie nicht bereitgestellt, kann die Registrierung oder die Nutzung einzelner Funktionen unmöglich sein.

Funktionen, die Geräteberechtigungen erfordern, etwa Mikrofon oder Push-Benachrichtigungen, bleiben freiwillig.

DutyTask nutzt derzeit diese wesentlichen technischen Anbieter:

Supabase

Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher.

Das Hauptprojekt DutyTask ist in West EU (Ireland), eu-west-1, konfiguriert. Supabase bestätigt, dass die gewählte Region den primären Speicherort der Projektdaten bestimmt.

Vercel

Hosting und Auslieferung der Anwendung.

Resend

Transaktions-E-Mails: Registrierungsbestätigung, Zugangsdaten und Passwortwiederherstellung, von noreply@dutytask.com. Der Versand ist in Ireland (eu-west-1) konfiguriert. Resend ist ein Anbieter außerhalb des EWR und stellt ein eigenes DPA bereit. Anmeldung und Token verbleiben bei Supabase Auth.

Push-Benachrichtigungen

Gerätebenachrichtigungen nutzen das Protokoll Web Push (VAPID) an den Browser des Nutzers. Dies ist kein E-Mail-Dienst.

OpenAI

Transkription des Diktats, Erstellung des Daily AI Brief und Indexierung von Kundenmodul-Dateien, die das Studio archiviert.

Stripe

Zahlungen und Abonnements.

Stripe kann je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder als unabhängiger Verantwortlicher handeln und stellt ein eigenes Data Processing Agreement bereit.

Die Liste der Anbieter kann aktualisiert werden, wenn sich die technische Architektur des Dienstes ändert.

Zahlungen für DutyTask-Abonnements werden über Stripe abgewickelt.

DutyTask erhebt oder speichert keine vollständigen Zahlungskartendaten.

Stripe kann unter anderem Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Steueridentifikatoren, Zahlungsdaten und für die Transaktion erforderliche Daten zum Zahlungsmittel verarbeiten.

DutyTask speichert die Informationen, die erforderlich sind, um das abonnierte Paket, den Abonnementstatus und die für die Stripe-Integration erforderlichen technischen Identifikatoren zu kennen.

Die primäre Datenbank von DutyTask wird in Ireland, in der Europäischen Union, gehostet.

Einige von DutyTask genutzte Anbieter sind internationale Organisationen und können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Soweit erforderlich, werden diese Übermittlungen durch die in der anwendbaren Rechtsordnung vorgesehenen Mechanismen geregelt, einschließlich Data Privacy Framework, Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln.

Vercel sieht beispielsweise in seinem DPA die Verwendung der SCC 2021 für Übermittlungen vor, die diesen Klauseln unterliegen. Stripe nutzt DPF und SCC nach den jeweils anwendbaren Bedingungen. Supabase nutzt SCC und andere Mechanismen in seinem DPA für Übermittlungen außerhalb des EWR. Resend stellt ein DPA und Übermittlungsgarantien für Konto und Protokolle bereit, während der transaktionale Versand von DutyTask in Ireland konfiguriert ist.

Solange ein Abonnement aktiv ist, werden Organisationsdaten aufbewahrt, um DutyTask zu erbringen.

Nach der Kündigung

Kündigt der Kunde das Abonnement, bewahrt DutyTask die operativen Daten der Organisation höchstens 6 Monate nach Ende des Dienstes auf.

Diese Aufbewahrung dient dazu, dass der Kunde DutyTask innerhalb dieses Zeitraums reaktivieren und zuvor vorhandene Aufgaben, Nutzer und Historie wiederfinden kann.

Nach 6 Monaten werden die operativen Daten der Organisation gelöscht, ausgenommen Informationen, die DutyTask länger aufgrund rechtlicher, verwaltungs-, steuer- oder buchführungstechnischer Pflichten oder zum Schutz seiner Rechte aufbewahren muss.

Vorzeitige Löschung auf Antrag

Der Inhaber der Organisation oder eine ordnungsgemäß bevollmächtigte Person kann die vorzeitige Löschung ohne Abwarten der 6 Monate beantragen, indem sie schreibt an:

hello@dutytask.com

DutyTask kann vor dem Vorgehen angemessene Prüfungen der Identität und der Befugnis des Antragstellers vornehmen.

Ist die endgültige Löschung abgeschlossen, können die Organisation und ihre operative Historie nicht wiederhergestellt werden.

Daten, die gesetzlich oder zum Schutz von Rechten in gerichtlichen Verfahren aufbewahrt werden müssen, sind von der Löschung ausgenommen.

Die DSGVO erkennt das Recht auf Löschung an, soweit die Voraussetzungen vorliegen, und regelt insbesondere die Rückgabe oder Löschung von Daten in Auftragsverarbeitungsverhältnissen.

Technische Kopien in Sicherungssystemen können entsprechend den üblichen Backup- und Disaster-Recovery-Zyklen der Anbieter entfernt werden.

Die für das Diktat verwendete Audioaufnahme wird von DutyTask nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt.

DutyTask setzt derzeit weder Google Analytics noch Meta Pixel noch andere Werbe- oder Profiling-Systeme ein.

DutyTask speichert intern eigene Produkt-Ereignisse (zum Beispiel erste erstellte Aufgabe, erste Einladung, Umwandlung der Testphase in ein kostenpflichtiges Paket), um zu erkennen, ob der Dienst genutzt wird. Diese Ereignisse verbleiben in der Datenbank von DutyTask, werden nicht mit Werbeplattformen geteilt und profilieren Personen nicht außerhalb des Unternehmens.

Es werden nur Technologien eingesetzt, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind, einschließlich Werkzeuge zur Aufrechterhaltung der authentifizierten Sitzung und von Sprach-/Lokalisierungseinstellungen.

Rein technische Cookies und Werkzeuge bedürfen keiner vorherigen Einwilligung, wenn sie ausschließlich für die für den Dienst erforderlichen Zwecke verwendet werden; die italienische Datenschutzbehörde unterscheidet diese von Profiling- oder Tracking-Werkzeugen.

Führt DutyTask später Analyse- oder Marketing-Werkzeuge ein, die eine Einwilligung erfordern, werden die Einwilligungserhebung und diese Information vor deren Aktivierung aktualisiert.

DutyTask ergreift technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten.

Dazu gehören die Authentifizierung der Nutzer, HTTPS, die logische Trennung der Daten zwischen Organisationen, rollenbasierte Zugriffskontrollen und die private Speicherung von Anhängen.

Supabase stellt außerdem ein DPA und Werkzeuge für Projekte mit DSGVO-Anforderungen bereit.

Kein Computersystem kann absolute Sicherheit garantieren.

Soweit das anwendbare Recht dies vorsieht, kann die betroffene Person die Rechte ausüben auf:

• Auskunft;
• Berichtigung;
• Löschung;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerspruch.

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann die Einwilligung jederzeit widerrufen werden.

Anfragen können gesendet werden an:

hello@dutytask.com

Betrifft die Anfrage Daten, die DutyTask im Auftrag eines Kundenunternehmens verarbeitet, kann DutyTask die Anfrage an das als Verantwortlicher handelnde Unternehmen weiterleiten oder mit diesem zusammenarbeiten, damit es antworten kann.

Die betroffene Person kann außerdem Beschwerde beim Garante per la protezione dei dati personali einlegen.

DutyTask kann diese Datenschutzerklärung nach rechtlichen, technischen, organisatorischen oder anbieterbezogenen Änderungen aktualisieren.

Die aktualisierte Fassung wird auf der Website mit dem Aktualisierungsdatum bereitgestellt.

Bei wesentlichen Änderungen kann DutyTask die Nutzer auch per E-Mail oder Hinweis in der Anwendung informieren.